AIに投げる前にExcelやWordから消しておきたい情報

AI活用

AIに投げる前にExcelやWordから消しておきたい情報

ChatGPTなどのAIは便利です。

Excel表の整理、Word文章の要約、チェックリスト作成、説明文のたたき台作成など、実務で使える場面はかなり増えています。

ただし、貼る前に中身を確認する必要があります。

ExcelやWordの業務資料には、本人が思っている以上に多くの情報が残っています。

業務名、発注者名、技術者名、資格番号、ファイルパス、コメント、非表示シート、文書プロパティ。

見えているセルや本文だけが情報ではありません。

この記事では、ChatGPTなどのAIにExcelやWordの内容を貼り付ける前に、消す・置換する・ダミー化する候補をチェックリスト形式で整理します。

AIに貼る前に、まず中身を確認する

AIを使うこと自体が悪いわけではありません。

むしろ、実務ではかなり役に立ちます。

例えば、

  • Excel表の項目を整理する
  • Word文章を要約する
  • 長い資料からチェックリストを作る
  • 報告文のたたき台を作る
  • 表の構成を見直す
  • 作業手順を整理する

といった用途には便利です。

問題は、実務資料をそのまま貼ってしまうことです。

建設コンサルのWordやExcelには、業務情報や個人名が入りやすいです。

特に、業務計画書、技術者経歴書、資格一覧表、業務実績表、点検調書、成果品一覧などは注意が必要です。

AIに貼る前に、何が入っているかを確認する。

この一手間が大事です。

AIに投げる前に消す・置換する候補

まず確認したいのは、次のような情報です。

  • 業務番号
  • 業務名
  • 発注者名
  • 元請名
  • 協力会社名
  • 会社名
  • 担当者名
  • 技術者氏名
  • 資格登録番号
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 住所
  • 契約金額
  • 入札・契約に関する情報
  • 社内メモ
  • ファイルパス
  • C:\Users\ を含むパス
  • OneDriveや社内共有フォルダ名

これらは、必ず全部消せばよいという話ではありません。

AIに何をさせたいのかによって、必要な情報と不要な情報は変わります。

ただし、AIに処理させたい目的に不要な情報であれば、削る、置換する、ダミー化する方が安全です。

例えば、文章構成だけ見てもらいたいなら、実際の業務名や発注者名は不要なことが多いです。

この場合は、

  • 業務名 → サンプル業務名
  • 発注者名 → 発注者A
  • 技術者名 → 技術者A
  • 資格番号 → 第000000号

のように置き換えても、AIに依頼したい作業は成立します。

Excelで見落としやすい情報

Excelでは、見えているセルだけを見ていると情報を見落とします。

次のような場所にも注意が必要です。

  • セルの値
  • シート名
  • ファイル名
  • コメント・メモ
  • 非表示行
  • 非表示列
  • 非表示シート
  • 数式内の外部参照
  • ハイパーリンク
  • ヘッダー・フッター
  • ドキュメントプロパティ
  • VBAコード内のパスや名前

特に注意したいのは、非表示部分です。

通常画面では見えていなくても、非表示行、非表示列、非表示シートに情報が残っている場合があります。

また、数式内に外部ブックのパスが残っていることもあります。

例えば、

C:\Users\ユーザー名\OneDrive\案件名\...

のようなパスが数式やリンクに含まれていることがあります。

ExcelをAIに貼る前には、見えている表だけでなく、周辺情報にも注意した方がよいです。

Wordで見落としやすい情報

Wordも、本文だけを確認すれば十分とは限りません。

次のような場所に情報が残ることがあります。

  • 本文中の業務名・発注者名
  • 表紙の業務名
  • ヘッダー・フッター
  • コメント
  • 変更履歴
  • 文書プロパティ
  • ファイル名
  • 図表や画像内の文字
  • 技術者経歴・資格番号
  • 会社印影や担当部署名

特に、業務計画書や提出書類では、表紙、ヘッダー、フッターに業務名や発注者名が入っていることがあります。

また、コメントや変更履歴に、担当者名や社内向けのメモが残っている場合もあります。

Wordは本文以外にも情報が残りやすい文書です。

AIに貼る前には、本文だけでなく、コメント、変更履歴、文書プロパティも確認した方が安全です。

建設コンサル帳票で特に注意したい情報

建設コンサル実務では、次のような帳票に注意が必要です。

  • 業務計画書
  • 技術者経歴書
  • 資格一覧表
  • 業務実績表
  • 業務概要表
  • 配置予定技術者届
  • 発注者協議資料
  • 点検調書
  • 成果品一覧
  • 電子納品前のファイル一覧

これらの帳票には、業務情報、技術者情報、発注者情報がまとまって入りやすいです。

例えば、技術者経歴書には氏名、資格、登録番号、業務経歴が含まれることがあります。

業務計画書には、業務名、発注者名、管理技術者、照査技術者、担当技術者、実施体制などが入ることがあります。

成果品一覧や電子納品前のファイル一覧には、フォルダ名やファイル名として業務情報が残ることもあります。

AIに渡すなら、資料全体をそのまま貼るのではなく、必要な部分だけ切り出す方が安全です。

消すだけでなく、置換・ダミー化も使う

AIに貼る前の処理は、単に消すだけではありません。

消す、置換する、ダミー化する。

この3つを使い分けると現実的です。

例えば、

  • 業務名は「サンプル業務名」に置換する
  • 発注者名は「某自治体」「発注者A」に置換する
  • 技術者名は「技術者A」に置換する
  • 資格番号は「第000000号」に置換する
  • ファイルパスは削除する
  • 金額や契約情報は必要がなければ削る

といった処理です。

AIに処理してほしいのは、実名ではなく構造である場合が多いです。

例えば、文章の構成を見てもらいたいだけなら、実際の発注者名は不要です。

表の項目整理をしてもらいたいだけなら、実際の技術者名や資格番号は不要です。

AIに処理してほしい構造だけ残し、実データはぼかす。

この考え方が実務向きです。

完全な匿名化ではなく、危険情報候補を見つける補助が現実的

ここで大事なのは、完全な匿名化保証ではなく、危険情報候補を見つける補助という考え方です。

すべての情報を自動で安全に消すのは難しいです。

業務名や発注者名は、形式が一定ではありません。

住所や会社名も、文脈によって判断が必要です。

そのため、

「これをやれば完全に安全」

と言い切るのは現実的ではありません。

ただし、候補を拾うことはできます。

例えば、

  • メールアドレスらしき文字列
  • 電話番号らしき文字列
  • C:\Users\ を含むパス
  • OneDriveを含むパス
  • 「業務名」というラベルの近くにある文字列
  • 「発注者」というラベルの近くにある文字列
  • 「資格番号」というラベルの近くにある文字列

などです。

候補を一覧化し、人間が確認するだけでも見落としは減らせます。

最終確認は人間が行う。

この前提が現実的です。

AIに貼る前の簡易チェックリスト

AIにExcelやWordを貼る前には、次の項目を確認しておくとよいです。

  • 業務名や業務番号が残っていないか
  • 発注者名や元請名が残っていないか
  • 技術者氏名や資格番号が残っていないか
  • メールアドレスや電話番号が残っていないか
  • ファイルパスや個人フォルダ名が残っていないか
  • 非表示シートやコメントに情報が残っていないか
  • AIに必要な情報だけに絞れているか
  • ダミー化できる情報は置換したか
  • 社内ルールや契約条件に反していないか

このチェックリストは、完璧なものではありません。

ただし、何も確認せずに貼るよりは、かなり安全側に寄せられます。

特に、業務名、発注者名、技術者名、資格番号、ファイルパスは、最初に確認したい項目です。

ローカルで確認してからAIに渡す

AIに渡す前に、ExcelやWordの中身をローカルで確認する。

この考え方はかなり重要です。

いきなりAIに貼るのではなく、まず手元のPC上で、

「このファイルには何が入っているか」

を確認する。

そのうえで、AIに必要な部分だけを渡す。

この流れにすると、AI活用のリスクを下げやすくなります。

もちろん、ローカルで確認したからといって完全に安全とは言えません。

だからこそ、最終確認は人間が行う必要があります。

ツールで候補を拾い、人間が確認する。

この組み合わせが、実務では使いやすいです。

維持DXではローカルで確認してから使う考え方を重視しています

維持DXでは、AIを使う前に、WordやExcelの中身をローカルで整理する考え方を重視しています。

AIは便利です。

ただし、実務データをそのまま渡す前に確認する必要があります。

現在、維持DXでは、Word・Excel帳票まわりの整理や転記、確認を補助する Doc-IO-Tools の開発も進めています。

方向性としては、

  • WordやExcelの中身をローカルで整理する
  • 危険情報候補を拾う
  • 人間が確認できる形にする
  • 実行時にAI/APIへ送らないローカル処理を重視する
  • 帳票の転記や確認を補助する

といったものです。

これは、AIを否定するためのものではありません。

AIを実務で使いやすくするために、AIへ渡す前の情報整理を支援するという考え方です。

Doc-IO-Toolsでは、こうしたWord・Excel帳票まわりの整理支援を扱っていく予定です。

まとめ

ChatGPTなどのAIにExcelやWordを貼る前には、業務情報や個人名が残っていないか確認する必要があります。

特に、

  • 業務名
  • 発注者名
  • 元請名
  • 技術者名
  • 資格番号
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • ファイルパス

などは注意したい情報です。

また、見えているセルや本文だけが情報ではありません。

Excelなら、非表示シート、コメント、数式、ハイパーリンク、プロパティ。

Wordなら、ヘッダー、フッター、コメント、変更履歴、文書プロパティ。

こうした場所にも情報が残る場合があります。

AIを使わないのではなく、貼る前に整理する。

消す、置換する、ダミー化する。

完全な匿名化保証ではなく、危険情報候補を見つける補助。

そして、最終確認は人間が行う。

このくらいの現実的な運用が、建設コンサル実務では使いやすいと考えています。

維持DXでは、AI投入前のWord・Excel整理を支援するツール開発も進めています。

ローカルで確認してからAIに渡す。

この流れを作ることが、実務でAIを使うための第一歩です。

維持DXノートについて

維持DXノートでは、建設コンサル実務で使うExcel/VBAや、Word・Excel帳票の整理を支援する小さなツールの開発メモを公開しています。

現在、AIに実務データを渡す前の確認や、Word・Excel帳票の転記を補助する Doc-IO-Tools の開発も進めています。

公開準備が整い次第、無料ツールとして案内予定です。

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