技術者経歴書のWord転記を減らす無料ツール｜Excel一覧表から帳票作成
Excelでは技術者情報を一覧管理している。
でも、提出用や社内用の帳票はWordで作らなければならない。
このような場面は、建設コンサル実務や建設業の提出書類まわりで意外と多くあります。
たとえば、次のような帳票です。
- 技術者経歴書
- 業務経歴書
- 監理技術者経歴書
- 主任技術者経歴書
- 照査技術者経歴書
- 担当技術者経歴書
- 社内審査員経歴書
- 配置予定技術者の経歴書
名称は違っても、実際には同じような情報を何度も使うことがあります。
技術者名、所属、資格情報、資格取得年月、業務経歴、担当業務、役割などです。
これらを毎回Wordへ手入力したり、Excelからコピーして貼り付けたりすると、転記ミスや表記ゆれが起きやすくなります。
こうした ExcelからWord帳票への転記作業を少し減らすため に、無料ツール Doc-IO-Tools v01 OUT を公開しました。
Word帳票への転記で起きやすいこと
技術者経歴書や業務経歴書をWordで作る場合、実務では次のような作業が発生しがちです。
- Excel一覧表から氏名をコピーする
- 資格情報を別ファイルから探す
- 業務経歴を過去資料から拾う
- Word表へ1項目ずつ貼り付ける
- 複数人分の帳票を同じ作業で作る
- 保存ファイル名を手作業で付ける
- 転記漏れや表記ゆれを後で確認する
1件だけなら、手作業でも何とかなります。
しかし、複数人分の技術者経歴書や、複数種類のWord帳票を作る場合は、同じ情報を何度も転記することになります。
この「地味な転記」が、意外と時間を取ります。
Doc-IO-Tools v01 OUT とは
Doc-IO-Tools v01 OUT は、Excel一覧表に入力した情報から、Word帳票を作成する補助ツールです。
今回の v01 OUT では、次の情報を対象にしています。
- 技術者情報
- 資格情報
- 業務経歴情報
Excelの V01_MASTER シートに情報を入力し、処理対象を指定すると、サンプルWord帳票を出力します。
出力できる帳票は次の3種類です。
- 技術者プロフィール票
- 保有資格一覧表
- 業務経歴整理表
技術者経歴書や業務経歴書そのものの公式様式に完全対応するものではありませんが、ExcelからWord帳票へ情報を出力する流れを確認できます。
何を減らすためのツールか
このツールの目的は、Word帳票への手入力やコピペ転記を減らすことです。
特に、次のような作業を想定しています。
- Excel一覧表で管理している技術者情報をWordへ出す
- 資格情報をWord帳票へまとめる
- 業務経歴をWord帳票として整理する
- 複数人分の帳票をまとめて作る
- 出力ファイル名の付け間違いを減らす
- 処理結果をログで確認する
Excelで管理している情報を、Word帳票へ何度も転記している場合に使いやすいツールです。
主な機能
Doc-IO-Tools v01 OUT の主な機能は次のとおりです。
- Excel一覧表からWord帳票を作成
- 1行のデータから複数のWord帳票を出力
- 技術者情報・資格情報・業務経歴情報の転記を補助
- 処理対象行のGO/NOGO指定
- 帳票ごとの出力有無を指定
- 出力ファイル名の自動生成
- 同名ファイルがある場合の連番保存
- OUT_LOG / ERR_LOG に処理結果を記録
- 作成成果フォルダをボタンで開く
- 問い合わせページをボタンから開く
処理結果はログに記録されるため、どの行を処理したか、どの帳票が出力されたかを確認しやすくしています。
想定している使い方
このツールは、次のような場面での利用を想定しています。
- 技術者経歴書を作る前に、元情報をExcelで整理したい
- 監理技術者や主任技術者の経歴情報をまとめたい
- 照査技術者や担当技術者の業務経歴をWord帳票にしたい
- 資格情報を一覧化してWord帳票へ出力したい
- 複数人分の業務経歴整理表を作りたい
- ExcelからWord帳票を作る仕組みを試したい
ただし、この無料版はサンプル様式向けです。
実際の会社様式、元請指定様式、自治体様式、発注者指定様式にそのまま完全対応するものではありません。
使い方の流れ
基本的な使い方は次の流れです。
Doc-IO-Tools_v01.xlsmを開く- マクロを有効にする
V01_MASTERシートに情報を入力する- 出力したい行の処理対象列に
GOを入力する - 出力したい帳票の列を
出力するに設定する MENUシートの帳票作成ボタンを押す03_output/out_word/フォルダにWord帳票が作成される- 作成成果を確認ボタンで保存フォルダを開く
操作イメージは、以下のYouTube動画でも確認できます。
YouTube解説動画：
無料版で使える範囲
今回公開した Doc-IO-Tools v01 OUT は、無料・機能制限版です。
無料版では、出力対象は最大3件までです。
また、同梱しているWordテンプレートはサンプル様式です。
そのため、実際の会社様式、元請指定様式、自治体様式、監理技術者経歴書、主任技術者経歴書、照査技術者経歴書、社内審査員経歴書などへ、そのまま完全対応するものではありません。
無料版は、ツールの考え方や基本動作を確認するためのものとしてご利用ください。
Word取込やAI解析には対応していません
Doc-IO-Tools v01 OUT は、ExcelからWordへ出力するツールです。
次の機能はありません。
- WordからExcelへの自動取込
- 任意Word帳票の自動解析
- AIによるWord構造解析
- regexによるWord項目抽出
- 任意様式への完全対応
- 出力内容の正確性保証
- 公的提出書類の完成保証
ここは誤解しやすいところなので、あえて明記しています。
このツールは、AIで何でも自動解析するツールではありません。
Excelに整理した情報を、指定したWordテンプレートへ出力する補助ツールです。
最終的な内容確認は、利用者側で行ってください。
ダウンロード
Doc-IO-Tools v01 OUT は、以下から無料でダウンロードできます。
■ Excel一覧表からWord帳票を作成するツール
https://github.com/ijidx/ijidx-tools/releases/download/Doc-IO-Tools_v01_out/Doc-IO-Tools_v01_out.zip
ご注意
ダウンロードしたExcelでマクロが実行できない場合は、
右クリック → プロパティ →「許可する」 をチェック後、再度開いてください。Windowsのセキュリティ機能により、初回実行時にマクロがブロックされる場合があります。
実務様式への対応について
無料版に同梱しているテンプレートはサンプル様式です。
実務で使っているWord帳票に合わせる場合は、テンプレート側の調整やExcel項目の整理が必要になります。
個別対応としては、次のようなものが考えられます。
- 技術者経歴書の社内様式対応
- 監理技術者経歴書の独自様式対応
- 主任技術者経歴書の作成補助
- 照査技術者経歴書・担当技術者経歴書の整理様式対応
- 社内審査員経歴書の独自様式対応
- 資格一覧表の独自様式対応
- 業務経歴整理表の項目追加
- Wordテンプレートの差し替え
- Excel管理項目の追加
- 出力ファイル名ルールの調整
実務様式への個別対応・テンプレート調整については、問い合わせページからご相談ください。
問い合わせページ：
https://ijidx.jp/%e5%95%8f%e3%81%84%e5%90%88%e3%82%8f%e3%81%9b/
まとめ
Doc-IO-Tools v01 OUT は、Excel一覧表からWord帳票を作成する補助ツールです。
技術者情報、資格情報、業務経歴情報をExcelで整理し、Word帳票へ出力できます。
目的は、技術者経歴書や業務経歴書を作る前の、Wordへの手入力やコピペ転記を減らすことです。
ただし、WordからExcelへの自動取込や、任意Word帳票のAI解析には対応していません。
無料版では、出力対象は最大3件までで、同梱テンプレートはサンプル様式です。
ExcelとWordの間で発生する転記作業を少しでも減らしたい場合は、まず無料版で動作を確認してみてください。
維持DXノートについて
維持DXノートでは、建設コンサル実務や土木実務で発生するExcel・Word・写真・帳票整理を支援する小さなツールや実務メモを公開しています。
Doc-IO-Tools v01 OUT も、ExcelとWordの間にある地味な転記作業を減らすための補助ツールです。
技術者経歴書、業務経歴書、資格情報、Excel一覧表、Word帳票の整理に関心がある方は、あわせてご覧ください。
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