Word帳票をExcel台帳へ戻す無料デモツール｜技術者経歴書・業務経歴書の一覧化
Word帳票として作られた情報を、あとからExcel台帳へ整理し直したい。
このような場面は、建設コンサル実務や建設業の書類整理で意外と多くあります。
最初はWordで作った。
提出もWordだった。
でも、あとから一覧で見たい。
過年度分を台帳化したい。
複数のWord帳票から、氏名、資格情報、業務経歴、担当業務、管理番号などを拾ってExcelへ戻したい。
こうしたWord→Excel整理の入口として、Doc-IO-Tools v01 IN を公開しました。
Word帳票をExcel台帳へ戻したい場面
実務では、Word帳票が最終成果や提出資料になっていることがあります。
しかし、Wordは一覧管理にはあまり向いていません。
たとえば、次のような場面です。
- 過去のWord帳票から情報を拾いたい
- 複数人分のWord帳票を一覧化したい
- 技術者情報をExcel台帳へ戻したい
- 資格情報や業務経歴を整理したい
- Word帳票の内容を後から検索・比較したい
- 技術者経歴書や業務経歴書をExcelで管理し直したい
- サンプル様式をもとに取込の流れを確認したい
対象イメージとしては、次のようなWord帳票です。
- 技術者経歴書
- 業務経歴書
- 技術者プロフィール票
- 保有資格一覧表
- 監理技術者経歴書
- 主任技術者経歴書
- 照査技術者経歴書
- 担当技術者経歴書
- 社内審査員経歴書
- 配置予定技術者の経歴書
こうした作業をすべて手作業で行うと、開いて、探して、コピーして、貼り付けて、確認する作業が続きます。
地味ですが、かなり消耗します。
Doc-IO-Tools v01 IN は、このWord→Excel整理の流れを確認するための無料デモツールです。
Doc-IO-Tools v01 IN でできること
Doc-IO-Tools v01 IN は、同梱サンプルWord様式からExcel一覧表へ情報を取り込むツールです。
Word本文内に含まれる template_id をもとに書類種類を判定し、AI支援により作成した抽出ルールを使って、取り込める項目をExcel側へ追記します。
取込先は、Excelブック内の V01_MASTER シートです。
処理結果は、IN_LOG や ERR_LOG に記録されます。
また、MENUシートから取込結果確認ボタンを押すことで、V01_MASTER を確認できます。
取り込み対象のイメージ
今回の無料デモ版では、同梱サンプルWord様式を対象にしています。
想定している情報は、次のようなものです。
- 技術者名
- 所属
- 資格情報
- 資格取得年月
- 業務経歴
- 担当業務名
- 業務期間
- 役割
- 備考
Word帳票内に散らばっている情報を、Excel一覧表へ戻す流れを確認できます。
ただし、任意のWordファイルを何でも読み取れるものではありません。
あくまで、指定Word様式からExcel台帳へ取り込む仕組みを確認するための無料デモ版です。
AIは実行時に使いません
このツールでは、AI支援により作成した抽出ルールを使用しています。
ただし、ツール実行時に、Wordファイルや入力内容をAI/APIへ送信することはありません。
AIは開発段階で、サンプルWord様式からどの項目をどう拾うかを整理するために使っています。
実行時は、同梱されたルールをもとにローカル環境で処理します。
そのため、「実行するたびにWordをAIへ投げて解析するツール」ではありません。
この点は、あえて明確にしておきます。
無料版で使える範囲
無料版では、取込は最大3件までです。
また、対応しているのは同梱サンプルWord様式のみです。
たとえば、同梱されているサンプルWordを 01_input/import_word フォルダに入れ、MENUシートからWord取込を実行することで、取込の流れを確認できます。
無料版は、仕組みや操作感を確認するためのデモ版です。
任意のWordファイルをそのまま読み取るものではありません。
実務で使用している会社独自様式、元請指定様式、自治体様式、発注者指定様式などに対応するには、様式ごとの確認と抽出ルールの調整が必要です。
対象外の機能
Doc-IO-Tools v01 IN は、次の機能には対応していません。
- 任意Wordファイルの自動読取
- どんなWord様式でも取り込める汎用解析
- 実行時のAIによるWord全文解析
- AI/APIへの自動送信処理
- 実務様式への完全対応
- Word表構造の完全解析
- 取込内容の正確性保証
- 公的提出書類としての完成保証
同梱サンプル様式に対して、Word→Excel取込の流れを確認するためのツールです。
実務で使用しているWord様式に対応するには、個別の抽出ルール作成やローカライズが必要になります。
使い方の流れ
使い方は次の流れです。
Doc-IO-Tools_v01_in.xlsmを開く- マクロを有効にする
01_input/import_wordフォルダに同梱サンプルWordを配置するMENUシートの Word取込 ボタンを押す- Word内の
template_idから書類種類を自動判定する - 抽出できた項目が
V01_MASTERへ追記される - 取込結果を確認ボタンで
V01_MASTERを確認する IN_LOG/ERR_LOGで処理結果を確認する
操作イメージは、以下の動画でも確認できます。
YouTube解説動画：
ダウンロード
Doc-IO-Tools v01 IN は、以下から無料でダウンロードできます。
■ 指定Word様式からExcel一覧表へ取り込むツール
https://github.com/ijidx/ijidx-tools/releases/download/Doc-IO-Tools_v01IN/Doc-IO-Tools_v01.IN.zip
ご注意
ダウンロードしたExcelでマクロが実行できない場合は、
右クリック → プロパティ →「許可する」 をチェック後、再度開いてください。Windowsのセキュリティ機能により、初回実行時にマクロがブロックされる場合があります。
OUT版との違い
関連ツールとして、Excel一覧表からWord帳票を作成するOUT版も公開しています。
OUT版はExcel→Wordのツールです。
一方、今回のIN版はWord→Excelのツールです。
- OUT版：Excel一覧表からWord帳票を作成する
- IN版：指定Word様式からExcel一覧表へ取り込む
目的が違うため、別ツールとして公開しています。
OUT版はこちらです。
■ Excel一覧表からWord帳票を作成するツール
https://github.com/ijidx/ijidx-tools/releases/download/Doc-IO-Tools_v01_out/Doc-IO-Tools_v01_out.zip
実務様式への個別対応について
Word帳票の取込は、様式ごとの差が大きい分野です。
同じ「技術者情報」でも、会社ごと、元請ごと、提出先ごとに、見出し、表構成、記載位置、項目名が違います。
そのため、任意Wordを完全自動で読み取るよりも、まずは対象様式を確認し、その様式に合わせて抽出ルールを作る方が現実的です。
たとえば、次のような相談を想定しています。
- 技術者経歴書をExcel台帳へ戻したい
- 業務経歴書を一覧表へ整理したい
- 資格情報をExcel台帳化したい
- 会社独自のWord帳票をExcel一覧化したい
- 元請指定のWord様式から必要項目を拾いたい
- 過去のWord帳票を台帳化したい
- 社内様式をExcelマスタへ取り込みたい
- 抽出項目やExcel列構成を調整したい
実務様式への個別対応、抽出ルール調整、Excel台帳化については、問い合わせページからご相談ください。
問い合わせページ：
https://ijidx.jp/%e5%95%8f%e3%81%84%e5%90%88%e3%82%8f%e3%81%9b/
まとめ
Doc-IO-Tools v01 IN は、指定Word様式からExcel一覧表へ情報を取り込む無料デモツールです。
同梱サンプルWord様式を対象に、template_id による書類種類判定と抽出ルールにより、V01_MASTER へ情報を追記します。
実行時にAIや外部APIへWordファイルを送信するものではありません。
任意Wordの自動読取や、実務様式への完全自動対応には対応していません。
無料版では最大3件まで取込できます。
Word帳票の内容をExcel台帳へ整理したい場合は、まずサンプル様式で動作を確認してみてください。
維持DXノートについて
維持DXノートでは、建設コンサル実務や土木実務で発生するExcel・Word・写真・帳票整理を支援する小さなツールや実務メモを公開しています。
Doc-IO-Tools v01 IN は、Word帳票をExcel台帳へ戻す作業を整理するためのデモツールです。
実務様式に合わせたローカライズや抽出ルール調整も、今後の重要なテーマとして扱っています。
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