技術者経歴書をWord帳票からExcel一覧表へ取り込む無料デモツール
技術者経歴書、業務経歴書、資格情報の一覧表は、Excelで整理したい。
でも、過去資料や提出用の帳票はWordで残っている。
建設コンサルや建設業の実務では、このような場面があります。
たとえば、次のようなWord帳票です。
- 技術者プロフィール票
- 技術者経歴書
- 業務経歴書
- 保有資格一覧表
- 監理技術者経歴書
- 主任技術者経歴書
- 照査技術者経歴書
- 担当技術者経歴書
- 社内審査員経歴書
- 配置予定技術者の経歴書
これらのWord帳票に入っている情報を、Excel一覧表へ戻したい。
過去のWord帳票をExcel台帳として整理したい。
指定様式のWordから必要項目だけを拾って一覧化したい。
そうした場面を想定して、Doc-IO-Tools v01 IN を公開しました。
Doc-IO-Tools v01 IN とは
Doc-IO-Tools v01 IN は、指定Word様式からExcel一覧表へ情報を取り込むための無料デモツールです。
同梱サンプルWord様式から、Excel一覧表である V01_MASTER へ情報を取り込みます。
今回の v01 IN では、次のような情報の取込を想定しています。
- 技術者情報
- 資格情報
- 業務経歴情報
- 技術者プロフィール情報
- 保有資格一覧
- 業務経歴整理表
Word帳票の内容をExcel台帳へ戻す流れを確認するための、Word→Excel方向のIN専用ツールです。
Word帳票からExcel一覧表へ戻したくなる場面
技術者経歴書や業務経歴書は、Wordで作られていることがあります。
一方で、後から整理したり、複数人分を比較したり、資格情報や業務経歴をまとめ直したりする場合は、Excel一覧表の方が扱いやすいことがあります。
実務では、次のような作業が発生しがちです。
- 過去のWord帳票から氏名や所属を拾う
- 資格情報をExcel台帳へ転記する
- 業務経歴を一覧表へ戻す
- 複数人分のWord帳票を見比べる
- Word表の中から必要項目を探す
- 似た様式のWordを何件も確認する
- 転記漏れや表記ゆれを後で確認する
この作業をすべて手作業で行うと、地味に時間がかかります。
Doc-IO-Tools v01 IN は、指定Word様式からExcel一覧表へ取り込む流れを確認するためのデモツールです。
OUT版とは別ツールです
Doc-IO-Tools v01 には、ExcelからWord帳票を作成するOUT版もあります。
ただし、今回公開した v01 IN は別ツールです。
- OUT版：Excel一覧表からWord帳票を作成する
- IN版：指定Word様式からExcel一覧表へ取り込む
方向が逆です。
OUT版はExcel→Word。
IN版はWord→Excel。
この記事で紹介しているのは、WordからExcelへ取り込むIN版です。
主な機能
Doc-IO-Tools v01 IN の主な機能は次のとおりです。
- 指定Word様式からExcel一覧表へ情報を取り込み
- Word本文内の
template_idによる書類種類の自動判定 - AI支援により作成した抽出ルールによる項目抽出
V01_MASTERへの取込結果追記IN_LOG/ERR_LOGへの処理結果記録- 取込結果確認ボタンで
V01_MASTERを表示 - 問い合わせページをボタンから開く
取り込んだ結果は、Excel側の V01_MASTER に追記されます。
処理結果はログにも記録されるため、どのWordが処理されたか、エラーが出たかを確認できます。
実行時にAI/APIへ送信しません
Doc-IO-Tools v01 IN では、AI支援により作成した抽出ルールを使用しています。
ただし、ツール実行時にAIや外部APIへWordファイルや入力内容を送信するものではありません。
AIは、開発段階で抽出ルールを作るための支援として活用しています。
ツール実行時は、同梱された抽出ルールに基づいて、ローカル環境のExcel VBAで処理します。
無料版の制限
今回公開したものは、無料・機能制限版です。
無料版では、取込は最大3件までです。
また、対応しているのは同梱サンプルWord様式のみです。
任意のWordファイルを自動で読み取るものではありません。
会社独自様式、元請様式、社内様式、自治体様式、発注者指定様式、監理技術者経歴書、主任技術者経歴書、照査技術者経歴書、社内審査員経歴書などを、そのまま取り込めるものではありません。
実務様式に対応するには、様式ごとに抽出ルールの調整やローカライズが必要になります。
このツールでできないこと
誤解を避けるため、できないことも明記します。
Doc-IO-Tools v01 IN は、次の機能には対応していません。
- 任意のWordファイルの自動読取
- どんな様式でも取り込める汎用解析
- 実行時のAIによるWord解析
- AI/APIへの自動送信処理
- 実務様式への完全自動対応
- Word表構造の完全解析
- 取込内容の正確性保証
- 公的提出書類としての完成保証
あくまで、同梱サンプルWord様式に対して、Word→Excel取込の流れを確認するためのデモツールです。
取り込んだ内容は、必ず利用者側で確認してください。
使い方
基本的な使い方は次の流れです。
Doc-IO-Tools_v01_in.xlsmを開く- マクロを有効にする
01_input/import_wordフォルダに同梱サンプルWordを配置するMENUシートの Word取込 ボタンを押す- Word内の
template_idから書類種類を自動判定する - 抽出できた項目が
V01_MASTERへ追記される - 取込結果を確認ボタンで
V01_MASTERを確認する IN_LOG/ERR_LOGで処理結果を確認する
使い方動画はこちらです。
YouTube解説動画：
ダウンロード
Doc-IO-Tools v01 IN は、以下からダウンロードできます。
■ 指定Word様式からExcel一覧表へ取り込むツール
https://github.com/ijidx/ijidx-tools/releases/download/Doc-IO-Tools_v01IN/Doc-IO-Tools_v01.IN.zip
ご注意
ダウンロードしたExcelでマクロが実行できない場合は、
右クリック → プロパティ →「許可する」 をチェック後、再度開いてください。Windowsのセキュリティ機能により、初回実行時にマクロがブロックされる場合があります。
実務様式への個別対応について
無料版は、同梱サンプルWord様式のみ対応しています。
実務で使っているWord帳票に対応するには、様式ごとに抽出ルールを作成・調整する必要があります。
たとえば、次のような相談を想定しています。
- 会社独自のWord帳票をExcel一覧化したい
- 技術者経歴書をExcel台帳へ取り込みたい
- 業務経歴書を一覧表へ戻したい
- 元請指定のWord様式から必要項目を拾いたい
- 過去のWord帳票を台帳化したい
- 社内様式をExcelマスタへ取り込みたい
- 抽出項目やExcel列構成を調整したい
- OUT版と組み合わせてExcel→Word／Word→Excelの流れを整理したい
実務様式への個別対応、抽出ルール調整、ローカライズについては、問い合わせページからご相談ください。
問い合わせページ：
https://ijidx.jp/%e5%95%8f%e3%81%84%e5%90%88%e3%82%8f%e3%81%9b/
維持DXノートについて
維持DXノートでは、建設コンサル実務や土木実務で発生するExcel・Word・写真・帳票整理を支援する小さなツールや実務メモを公開しています。
Doc-IO-Tools v01 IN は、Word帳票の内容をExcel一覧表へ戻す流れを確認するためのデモツールです。
AIですべてを自動解析するのではなく、実務様式ごとに読み取れる形へ整理し、必要な情報をExcelへ集める。
その前後工程を軽くするためのツールとして公開しています。
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